Come fare un preventivo (passo passo, da artigiano)

Se stai cercando un preventivo da ricevere (qualcuno che ti mandi i numeri per casa tua), questo pezzo non fa per te. Qui stiamo dall’altra parte del foglio: tu sei l’artigiano, tu fai il lavoro, tu scrivi e mandi il preventivo al cliente.

Il metodo è una catena corta: capire il lavoro (messaggio, foto, sopralluogo), elenco voci, quantità vere, costi tuoi (materiale, tempo, trasferta, attese), margine e validità, testo leggibile, invio e follow-up. Se parti già da una voce di prezzario regionale, c’è un pezzo dedicato (dal prezzario al preventivo); qui il prezzario è opzionale, non il motore. Confronto app, flusso WhatsApp→PDF e checklist campi del template stanno su altri pezzi del lotto. Qui restiamo sul metodo.

A chi serve questo pezzo

Se ti serve un preventivo da mandare al cliente senza rifare il foglio da zero, fallo gratis qui.

Serve a chi ogni settimana apre WhatsApp (o la mail), legge «quanto viene?», e deve trasformare due foto e tre messaggi in un accordo che non ti mangia il margine.

Serve anche a chi già “sa quanto chiedere” a memoria, ma perde pezzi: esclusi non scritti, validità assente, quantità “circa”, trasferta nascosta nell’unitario. Il totale torna finché il cantiere è semplice. Poi il cliente aggiunge «ah, dovevi anche…» e il tuo utile sparisce.

Non serve a chi vuole un listino regionale da fotocopiare, né a chi cerca «la migliore app preventivi», né a chi vuole solo un fac-simile Word da scaricare. Angoli diversi, pezzi diversi. Qui: come lo produci tu, a mano o col tool, senza saltare i punti dove di solito si litiga dopo.

Prima di scrivere: cosa ti serve dal cliente

Il preventivo sbagliato nasce spesso prima della prima riga. Scrivi senza sapere accessi, misure, cosa è già in casa, cosa resta fuori, e poi «ma io pensavo fosse compreso».

Chiedi (o rileva) almeno questo, anche in cinque messaggi corti:

• Foto utili, non una sola sfocata dal corridoio. Dettaglio del pezzo, contesto della stanza, colonne, contatori, quadro, punto di attacco, crepe, perdite. Se serve, chiedi un video lento di 20 secondi.
• Misure dove contano: metri di tubo o di muro, pezzi, altezze, piani, distanze dal vano scale. Se non puoi misurare da remoto, dillo sul foglio: «quantità da rilevare in sopralluogo», e non inventare metri “a occhio” sul totale.
• Accessi: piano, ascensore sì/no, orari condominiali, dove lasci il furgone, centro storico, scale strette, cortile con altezza limitata.
• Cosa c’è già: materiale del cliente, lavori già fatti da altri, pezzi da smontare o smaltire, tracce aperte da un collega.
• Urgenza e vincoli: «per ieri», weekend, casa abitata, bambini, animali, orari in cui non si può fare rumore, giorni in cui il custode c’è.
• Cosa vuole escluso: solo manodopera, solo fornitura, ripristini a carico di un altro mestiere, pittura fuori, pratiche fuori.

Se manca metà di questa lista, hai due strade oneste: sopralluogo, oppure preventivo di massima con scritto nero su bianco «soggetto a rilievo / a verifica misure». Altrimenti stai firmando a occhio.

Un trucco da cantiere: prima di quotare, ripeti al cliente in una riga cosa hai capito («sposto due punti luce in camera, aggiungo una presa sotto la scrivania, ripristino a carico vostro»). Se corregge subito, hai risparmiato un preventivo falso.

Elenco voci: spezza il lavoro (non “a corpo” cieco)

Un unico «lavoro a corpo» senza voci è comodo da scrivere. È anche dove sparisce il tuo utile e dove il cliente ci ricama sopra.

Spezza il lavoro in pezzi che lui capisce e che tu sai costoare:

1. Setup / rilievo. Se lo fai a pagamento, o se lo includi in un minimo di intervento: dillo.
2. Lavorazioni principali. Una riga per famiglia di lavoro: smontaggio, posa, rete, scarico, tracce, ripristino, prova…
3. Materiale. Se lo fornisci tu: tipo / livello («serie civile», marca se già scelta). Se lo porta il cliente, scrivi «materiale a carico cliente» così non sparisce la responsabilità se il pezzo è sbagliato.
4. Opere di contorno: smaltimento, ripristini murari o pittura, prove, eventuali documenti se li rilasci tu.
5. Trasferta / dislocazione. Se pesa, voce a parte invece di gonfiare ogni unitario “a sentimento”.

Non servono cento righe. Servono abbastanza righe da poter dire, a fine lavori: «questo era dentro, questo no».

Esempi di spezzatura (struttura, non listino prezzi):

> Box esempio: idraulico > Cliente manda foto scarico lavabo + «si è rotto, quanto viene?». > Voci tipiche: sopralluogo/rilievo · smontaggio pezzo rotto · fornitura e posa sifone/raccordo · prova tenuta · smaltimento pezzo vecchio · trasferta. > Da evitare: una riga sola «riparazione bagno». > Sul tool: preventivo idraulico gratis.

> Box esempio: muratore > «Rifami il pezzo di muro del bagno.» > Voci: demolizione localizzata · smaltimento macerie · rifacimento (materiale + posa) · ripristino intonaco · pittura sì/no e chi la fa. > Preventivo muratore gratis.

> Box esempio: elettricista > «Sposto due punti luce e aggiungo una presa.» > Voci: rilievo · tracce/aperture (se le fai tu) · cavidotti/cavi · punti luce e presa · ripristini · prove · trasferta. > Preventivo elettricista gratis.

Quando hai voci + quantità abbozzate, conviene già metterle su un foglio strutturato invece che lasciarle nella chat:

• Fai il preventivo gratis

Quantità e unità: dove si litiga dopo

Qui muore il preventivo “circa”.

Unità coerenti. Metri lineari, m², pezzi, a corpo, ore: non mescolare senza dirlo. «Bagno a corpo» e «tubo a metro» sono due logiche. Se una parte è a corpo (intervento minimo) e una a misura, separale.

Quantità tue. Misura o rileva. I metri del disegno del cliente spesso mentono, o sono di una ristrutturazione di cinque anni fa. Conta pezzi sul serio: tre punti non sono «un po’ di impianto».

Quantità piccole. Tre metri di lavorazione non hanno lo stesso unitario di trenta: setup, spostamenti, tempo morto pesano di più al pezzo. Se serve, alza l’unitario o metti un minimo di intervento. È più onesto che scoprire in cantiere che «non tornava».

Come misuri. Al netto? Compreso sfrido? «Fino a» un’altezza? Fuori misura per pezzi speciali? Una riga di nota sul foglio evita la lite a fine lavori sul «chi aveva ragione sui metri».

Se non puoi misurare oggi: quantità provvisorie + condizione di aggiornamento dopo sopralluogo. Un totale che si muove in modo chiaro batte un totale finto fermo.

Costi tuoi: tempo, materiale, trasferta, attese

Il cliente vede il totale. Tu devi vedere il tuo costo prima di parlare di prezzo. Altrimenti stai regalando giornate e chiamandole «lavoro».

Tempo Ore vere di lavoro + spostamenti dentro il cantiere + tempo per comprare o ritirare pezzi + eventuale seconda uscita. Se lavorate in due, conta due. Se l’aiutante c’è solo mezza giornata, conta mezza. Il “tempo commerciale” (preventivo, messaggi, richiami) qualcuno lo mette nel margine, qualcuno in un minimo: l’importante è non fingere che sia zero.

Materiale Come lo paghi tu, non un “tipo” astratto. Sfrido realistico su tagli, raccordi, pezzi speciali. Se il cliente sceglie una marca più cara dopo il preventivo, aggiorni, oppure lo avevi già scritto: «materiale tipo X; se cambia, si adeguano i costi».

Trasferta Km, pedaggi, tempo macchina, eventuale hotel se sei fuori zona. Se fai tanti km A/R per un intervento corto, la trasferta non può stare nascosta nel pezzo piccolo. Voce a parte o minimo di chiamata: scegli tu, ma scegli e scrivilo.

Attese e vincoli Condominio che ti fa entrare tardi, stanza non liberata, pezzo in ordine che arriva dopo, seconda visita perché «dovevo chiedertelo ieri». Se è prevedibile, mettilo. Se no, nota sul foglio: «fermi e attese non dipendenti da noi = extra a consuntivo», e usala quando succede, senza litigare a vuoto.

Altri pezzi che spariscono Smaltimento e discarica, noleggi, parcheggio a pagamento, permessi condominiali, ripristini che «faceva il muratore» e poi non li fa nessuno, prove o documenti se li hai promessi a voce.

Formula grezza (poi la rifinisci sul tuo foglio):

costo tuo ≈ tempo (ore × tuo costo orario) + materiale + trasferta + noleggi/smaltimenti + imprevisti prevedibili

Quel numero non è ancora il preventivo. Manca il margine. Manca anche la decisione su cosa mostrare al cliente (dettaglio voci vs totale per gruppi): mostra abbastanza da essere chiaro, non così tanto da regalare il tuo listino interno a chi poi gira il PDF al cugino «che lo fa lui».

Se usi il prezzario come base

A volte parti da una voce ufficiale (opere pubbliche, codice, prezzo medio di tariffa). Va bene come ancora, non come fotocopia sul privato. Prendi descrizione e unità, applica le tue quantità, aggiungi ciò che la voce esclude (trasferta, ripristini, smaltimento, sopralluogo, accessi), poi il tuo utile.

Il passaggio voce → foglio cliente, sul filo del prezzario, sta qui: dal prezzario al preventivo. Questo articolo resta sul metodo generico, anche se non apri nessun PDF regionale.

Margine e validità del preventivo

Margine Sopra il costo tuo metti ciò che ti serve per vivere del mestiere: utile, rischi, tempi morti non previsti, il fatto che non tutti i preventivi diventano lavoro. Quanto? Dipende da te, dalla zona, dall’urgenza, da quanto il cantiere è “pulito” o pieno di vincoli. L’errore tipico è partire dal «quanto si fa di solito in zona» senza aver contato le ore. Conta prima i costi tuoi; poi confronta col mercato. Se il mercato è sotto il tuo costo, o alzi (e spieghi il perché sul foglio), o rifiuti, o tagli lo scope. Non lavorare in perdita chiamandola «per farmi conoscere».

Cosa è escluso Scrivilo. Ripristini pittura, opere murarie, materiale del cliente, smaltimento oltre una soglia, lavori di altri mestieri, pratiche, documenti se non li rilasci tu. Un escluso chiaro oggi evita il «ma era compreso» tra due settimane.

Validità Metti una data o un numero di giorni. Materiali che si muovono, agenda che si riempie, pezzi che escono di produzione: un preventivo senza scadenza è un invito a richiamarti tra mesi col prezzo vecchio.

Tempi di esecuzione (indicativi) «Entro X giorni dalla conferma / dal materiale disponibile / dalla liberazione degli ambienti»: meglio di un silenzio che il cliente riempie con aspettative sue.

Come si conferma Firma sul PDF, mail di accettazione, messaggio scritto «accetto il preventivo del [data]», acconto. Scegli la tua regola e mettila in fondo. A voce sul marciapiede non basta quando poi arriva il «io avevo capito diverso».

Come lo mandi e cosa chiedi come conferma

Il foglio deve stare in piedi da solo, anche aperto tra sei mesi:

• chi sei (dati utili a farti riconoscere);
• riferimento cliente e indirizzo / luogo del cantiere;
• oggetto del lavoro in una frase;
• voci con unità, quantità, prezzi e totali di riga;
• totale complessivo (e IVA se la gestisci tu; senza lezione fiscale qui: allineati a come lavori di solito);
• esclusi e note;
• validità;
• come si accetta.

Canale: email, PDF in allegato, link, anche WhatsApp. Il messaggio in chat con solo il totale non sostituisce il foglio. Se il cliente ti scrive lì, puoi rispondere lì; l’accordo vero resta sul preventivo strutturato. Se il dolore tipico è «foto su WA → totale in chat → lite dopo», il pezzo sul passaggio da WhatsApp a PDF preventivo tratta il canale senza rifare qui tutto il metodo.

Dopo l’invio:

1. Chiedi conferma di ricezione («ti è arrivato? riesci ad aprirlo?»).
2. Lascia spazio a due-tre domande: spesso spuntano esclusi o pezzi dimenticati dal cliente, non da te.
3. Se accettano: fissa data, eventuale acconto, cosa deve preparare lui (stanza libera, chiavi, materiale suo, permesso condominio).
4. Se non rispondono: un sollecito corto dopo qualche giorno. Non dieci messaggi. Un preventivo con validità ti aiuta anche qui: scaduto, si aggiorna o si chiude.

Tieni una copia di ciò che hai mandato (PDF, data, versione). Quando il lavoro slitta di un mese e il cliente tira fuori uno screenshot vecchio, sai cosa era in piedi.

Hai foto, misure o un vocale del lavoro? Fai uscire il PDF e mandalo — anche su WhatsApp.

Fallo nel tool (o parti dal modello)

Puoi farlo a mano su foglio o Excel. Se ti ritrovi a riscrivere sempre le stesse voci, a dimenticare esclusi e validità, o a mandare totali che vivono solo in chat, un percorso guidato ti taglia errori ripetuti:

• Fai il preventivo gratis: voci, quantità, totali, foglio da mandare.
• Se ti serve lo scheletro (cosa deve esserci sul modello, errori tipici dei fac-simile scaricati online): template e modello preventivo.
• Se stai scegliendo come lavorarlo nel tempo (foglio vs strumento dedicato): hub software preventivi.

Metodo prima, strumento dopo. Questo pezzo chiude sul metodo; gli altri del lotto chiudono su canale WA→PDF e su template. Soft hub prodotto in chiusura: se vuoi farlo col tool invece che a mano, parti da software preventivi o dritto da preventivo gratis.