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Preventivo catering aperitivo per 50 persone: come calcolare il costo a persona
13 agosto 2026
Come costruire il prezzo a persona di un aperitivo per 50 ospiti partendo da food cost, personale, attrezzatura e margine. Con esempio di preventivo compilato e voci realistiche.
Da dove parte davvero il prezzo di un aperitivo per 50 persone
Un aperitivo per 50 ospiti non si preventiva "a occhio" sul costo del cibo. Il prezzo a persona è la somma di quattro blocchi: food & beverage, personale di servizio, attrezzatura e allestimento, più i costi indiretti (trasporto, gestione, margine). Se ne dimentichi uno, il preventivo sembra competitivo ma ti mangia il guadagno.
Il metodo più solido è costruire tutto sul totale evento e poi dividere per gli ospiti. Così ottieni un costo a persona reale, che puoi difendere davanti al cliente voce per voce.
1. Food cost: la base, non il prezzo di vendita
Per un aperitivo "rinforzato" si calcolano in genere 8-12 bocconi a testa se è un pre-cena, 12-16 se sostituisce la cena. La regola pratica del settore: il food cost (costo materie prime) dovrebbe stare intorno al 25-35% del prezzo di vendita del cibo. Se le materie prime ti costano 8 € a persona e vuoi un food cost al 30%, il cibo vale circa 26 € a persona a listino.
Voci tipiche di food cost a persona (indicative, IVA esclusa):
- Finger food freddi e salati (taglieri, mini panini, sfoglie): 3,50–6 € a persona
- Bocconi caldi (fritti, mini burger, arancini): 2,50–4,50 € a persona
- Postazione ad hoc (crudo, culatello, formaggi affinati): +2–5 € a persona
- Beverage (prosecco, cocktail base, soft, acqua): 3–7 € a persona a seconda dell'alcol servito
2. Personale di servizio: la voce che tutti sottostimano
Per 50 persone in un aperitivo in piedi servono di norma 2-3 persone di sala più eventualmente 1 barman e 1 in cucina/appoggio. Conta il costo orario reale del personale (12–18 €/h lordo a seconda del profilo e della zona) e le ore effettive: allestimento, servizio, disallestimento.
- Allestimento: 1–2 ore
- Servizio: durata evento, di solito 2–3 ore
- Disallestimento e pulizie: 1 ora
- Aggiungi il tempo di trasferimento se richiesto
Un cameriere per 5 ore effettive a 15 €/h ti costa 75 €. Con 3 persone sei già a 225 € solo di sala. Questa voce va sempre esplicitata: fa capire al cliente che sta pagando un servizio, non solo un vassoio.
3. Attrezzatura e allestimento
Qui entrano noleggi e materiale di consumo. Se il cliente non ha nulla, servono tavoli buffet, tovagliato, bicchieri, piatti, posate (o monouso premium), vassoi, cestelli riscaldanti o chafing dish, ghiaccio, secchielli.
- Noleggio stoviglie e tovagliato: 2–4 € a persona
- Chafing dish / attrezzatura di mantenimento: 30–80 € a evento
- Allestimento buffet (tessuti, fiori, decoro): 50–200 € secondo il livello
- Monouso premium (se scelto): 1–2,50 € a persona
4. Costi indiretti e margine
Il totale dei tre blocchi sopra è il tuo costo diretto. Sopra ci metti: trasporto (30–80 € in base alla distanza), gestione/coordinamento, e il margine. Su un catering ben strutturato il margine lordo sull'evento sta spesso tra il 20% e il 40%. Deciderlo in anticipo evita di lavorare per coprire solo i costi.
Formula sintetica: (food + beverage + personale + noleggi + allestimento + trasporto) = costo evento. Aggiungi il margine, poi dividi per 50 = prezzo a persona.
| Voce | Q.tà | Prezzo |
|---|---|---|
| Finger food freddi (10 proposte, buffet) | 50 pax | 260,00 € |
| Bocconi caldi (fritti misti, mini burger, arancini) | 50 pax | 175,00 € |
| Postazione salumi e formaggi selezionati | 50 pax | 150,00 € |
| Beverage: prosecco, spritz, soft drink, acqua | 50 pax | 275,00 € |
| Personale di sala (2 camerieri, 5 h) | 10 h | 150,00 € |
| Barman (5 h) | 5 h | 90,00 € |
| Noleggio bicchieri, piatti, tovagliato | 50 pax | 150,00 € |
| Chafing dish e attrezzatura mantenimento | forfait | 60,00 € |
| Allestimento buffet (tessuti, decoro) | forfait | 90,00 € |
| Trasporto e coordinamento | forfait | 70,00 € |
| Totale | Imponibile 1.470,00 € (29,40 €/persona) + IVA | |
Prezzi indicativi IVA esclusa. Variano per zona, stagionalità, scelta materie prime e livello di servizio.
Come presentarlo per farlo accettare
Un preventivo che si accetta è chiaro e mostra il valore. Non buttare tutto in un unico prezzo "tutto compreso": separa food, servizio e allestimento, così il cliente capisce cosa paga e dove può risparmiare (es. togliere il barman, ridurre le proposte).
- Indica sempre numero di ospiti, durata e orario di riferimento: se cambiano, cambia il prezzo
- Specifica cosa è incluso e cosa no (elettricità, spazio, permessi)
- Metti una validità (es. 15 giorni) e le condizioni: acconto 30–50%, conferma numeri X giorni prima
- Proponi 2 livelli (standard e premium): aiuta il cliente a scegliere e alza lo scontrino medio
Errori comuni che ti bruciano il margine
- Preventivare solo il cibo e regalare servizio e allestimento
- Non contare le ore di allestimento e disallestimento del personale
- Dimenticare ghiaccio, monouso, sacchi e materiale di consumo
- Non prevedere il 5-10% di scorta food per non restare corti
- Usare un food cost "a sensazione" invece che da scheda tecnica
- Applicare lo stesso prezzo a persona per 20 o per 200 ospiti: i costi fissi si spalmano diversamente
Domande frequenti
Quanto costa in media un aperitivo catering per 50 persone?
Per un aperitivo in piedi pre-cena, ben strutturato, ci si muove indicativamente tra 25 e 40 € a persona IVA esclusa, cioè circa 1.250–2.000 € totali. Il prezzo dipende da numero di proposte, livello delle materie prime, quantità di alcol servito, personale e allestimento. Sono cifre orientative che variano molto per zona e stagione.
Quanti bocconi devo prevedere a testa?
Per un aperitivo che precede la cena bastano 8–12 pezzi a persona. Se l'aperitivo sostituisce la cena (aperitivo rinforzato o "apericena") sali a 12–16 pezzi, alternando freddi, caldi e una postazione. Aggiungi sempre un 5–10% di scorta per non restare corto.
Come calcolo il food cost in modo corretto?
Fai una scheda tecnica per ogni preparazione con grammatura e costo ingredienti, sommale per persona e mantieni il costo materie prime intorno al 25–35% del prezzo di vendita del cibo. Se le materie prime costano 8 € a testa e vuoi food cost al 30%, il cibo va venduto a circa 26 € a persona.
Quanto personale serve per 50 persone?
Di norma 2–3 addetti di sala, più eventualmente un barman se prevedi cocktail e uno di appoggio in cucina. Conta le ore reali (allestimento, servizio, disallestimento), non solo la durata dell'evento: è la voce che più spesso viene sottostimata.
Conviene mostrare le voci separate o un unico prezzo a persona?
Mostra le voci separate (food, beverage, personale, noleggi, allestimento) e poi indica anche il costo a persona. Così il cliente capisce cosa paga, percepisce il valore del servizio e ha margine per scegliere dove eventualmente ridurre, senza svalutare il tuo lavoro.
Devo chiedere un acconto?
Sì. È prassi richiedere un acconto del 30–50% alla conferma, con saldo a fine evento o pochi giorni dopo. Inserisci anche una scadenza per la conferma del numero definitivo di ospiti: fatturi sul confermato, così eviti di rimetterci per le rinunce dell'ultimo momento.
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